Politique de confidentialité

PRÉAMBULE

Officium™ adopte une Politique de protection des renseignements personnels et confidentiels (ci-après la « Politique ») qui s’applique aux actes posés par Officium™ dans le cadre de la préservation de la confidentialité des renseignements personnels et confidentiels fournis par le Client dans le cadre de son utilisation du site internet d’Officium™.

Officium™ accorde une grande importance à la protection de ces renseignements et s’engage à prendre les mesures nécessaires et appropriées visant à protéger le caractère confidentiel de tels renseignements afin de se conformer aux lois applicables en semblable matière. Officium™ vous invite à prendre connaissance de la présente Politique dans son intégralité.
Entrée en vigueur : 4 mars 2022

1.00 NATURE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS

Les renseignements personnels sont définis selon le sens donné par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, soit comme étant toute information concernant une personne physique ou morale permettant de l’identifier (nom, coordonnées, adresse électronique, date de naissance, les informations bancaires et financières, etc.).

Les renseignements confidentiels sont définis comme étant tout renseignement en lien avec le Client, ses activités ou ses clients, incluant, sans limiter la portée générale de ce qui précède, tous les renseignements financiers, de marketing, secrets d’affaires, stratégies de mise en marché, documents promotionnels, manuels de vente, connaissances techniques et méthodes, informations sur la clientèle, ententes avec les clients, noms ou listes de clients, de fournisseurs ou de distributeurs, techniques et politiques de vente, politique de prix.

Les renseignements confidentiels ne comprennent pas :

Tout renseignement connu du public ou disponible au public avant qu’il y ait eu divulgation
Tout renseignement qui est déjà dans le domaine public sans qu’il y ait eu transgression aux dispositions de cette Politique
Tout renseignement qui est obtenu de tiers qui ne sont pas tenus d’assurer la confidentialité, dans la mesure où le renseignement connu des tiers n’a pas été obtenu suite à une transgression des dispositions de cette Politique
Tout renseignement dont la divulgation est nécessaire en vertu d’une loi
Tout renseignement développé indépendamment par Officium™
Tout renseignement fourni par une personne physique lorsque ce renseignement est utilisé pour les fins auxquelles il a été divulgué

Les expressions « renseignements personnels » et « renseignements confidentiels » sont ci-après collectivement désignés « Renseignements ».

2.00 PORTÉE DE LA POLITIQUE

La présente Politique s’applique aux Renseignements fournis par toute personne physique ou morale par l’entremise du site internet d’Officium™ ainsi qu’aux Renseignements recueillis aux termes de communications écrites, verbales ou électroniques intervenues dans le cadre de l’utilisation des services intégrés d’Officium™. La présente Politique vise à régir la cueillette, l’utilisation, la divulgation et la conservation des Renseignements, et ce, peu importe la manière dont ils ont été recueillis.

3.00 COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les Renseignements recueillis par Officium™ auprès du Client au auprès de tiers, le cas échéant, sont ceux nécessaires à la gestion et l’administration du compte du Client et à l’exécution des services d’Officium™ utilisés par le Client. Officium™ recueille notamment des Renseignements dans les cas suivants :

Lors de la création d’un compte d’utilisateur
Lors de l’inscription du Client à notre liste d’envoi (infolettre)
Lors de l’achat d’un produit ou d’un service d’Officium™
Lors de l’utilisation d’un service d’Officium™
Lors de toute communication écrite, verbale et électronique intervenue avec Officium™ ou l’un de ses employés, sous-traitants ou partenaires autorisés livrant des services (ci-après « Partenaires »)

Les Renseignements recueillis permettent notamment à Officium™ de vérifier l’identité du Client lors de communication, de s’assurer de la qualité des services qui lui sont offerts et de discuter de ses besoins en lien avec les différents produits et services offerts par Officium™. Les Renseignements recueillis permettent également à Officium™ de corriger toute anomalie ou d’exécuter toute tâche connexe reliée à l’opération et/ou au bon fonctionnement des services intégrés d’Officium™.

À titre informatif, toutes les communications téléphoniques et électroniques intervenues avec Officium™ ou l’un de ses employés, sous-traitants ou Partenaires sont enregistrées et/ou stockées, et ce, afin de s’assurer de la qualité des services rendus, de l’exactitude des communications intervenues et de la formation des employés d’Officium™. Si le Client ne souhaite pas que ses communications téléphoniques et électroniques soient enregistrées et/ou stockées, ce dernier peut utiliser d’autres moyens pour communiquer avec Officium™, tel que la poste.

Tous les Renseignements que le Client accepte de fournir dans le cadre de l’utilisation du site internet d’Officium™ sont protégés conformément aux Lois fédérale et provinciale sur la protection des renseignements personnels et à toute autre loi applicable.

Advenant le refus du Client de communiquer les Renseignements appropriés susmentionnés, de son refus de donner les consentements requis à leur égard ou du retrait de l’octroi de tels consentements, Officium™ pourra se voir dans l’impossibilité de fournir au Client les produits et services souscrits et dans l’obligation de mettre un terme à sa relation d’affaires avec le Client.

Sous réserve des exceptions prévues à la loi, ce n’est qu’avec le consentement du Client qu’Officium™ pourra recueillir auprès de tiers des Renseignements concernant le Client.

4.00 UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS

Sauf indication contraire des présentes, Officium™ s’engage à ne pas divulguer, louer, céder ou vendre à des tiers, les Renseignements, sans avoir obtenu au préalable le consentement du Client. Les Renseignements ne seront pas utilisés ou communiqués à d’autres fins que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf si vous y consentez ou lorsque la loi l’exige ou le permet.

Toutefois, Officium™ pourrait utiliser les Renseignements dans les circonstances suivantes :

Pour exécuter les services d’Officium™ utilisés par le Client et traiter toute demande relative à ceux-ci.
Communiquer avec le Client relativement à son dossier, aux services et produits offerts à ce dernier et se renseigner sur ses préférences d’utilisation.
À des fins commerciales internes, telles que l’analyse des tendances et des statistiques, à des fins de vérification ainsi que dans le but de créer de nouveaux produits, d’enrichir son site internet, d’améliorer les services offerts Officium™ et de repérer les besoins du Client.
Pour protéger la sécurité et l’intégrité de son site internet et des outils technologiques utilisés.
Pour protéger l’accès à un compte d’utilisateur et pour vérifier l’identité du titulaire
Pour empêcher et détecter des activités et des transactions douteuses, frauduleuses ou violant ses conditions d’utilisation ou pour enquêter sur ces activités et transactions
Pour communiquer avec le Client ou lui envoyer des renseignements par courriel, par la poste, par téléphone, par message texte ou autres moyens au sujet de ses produits et services, des modifications à ses politiques et conditions d’utilisation et/ou pour d’autres objectifs administratifs, à moins que le Client n’ait indiqué sont refus de recevoir telles communications en faisant parvenir une demande par courriel à l’adresse contact@officium.app

Officium™ partagera les Renseignements dans les circonstances suivantes :

Partenaires et sous-traitants : Officium™ pourra être amenés à communiquer les Renseignements à ses Partenaires et sous-traitants qui livrent les services d’Officium™ utilisés par le Client, tels que notamment, mais non limitativement, la tenue de livres et la comptabilité. Officium™ exige que ses Partenaires protègent de manière appropriée les Renseignements et ceux-ci ne sont pas autorisés à utiliser ou à divulguer les Renseignements à d'autres fins que la prestation des services pour le compte d’Officium™ ou selon ce qui est autrement exigé par la loi applicable

Obligations prévues par la loi : Officium™ et ses Partenaires pourront être tenus de communiquer les Renseignements à des sources externes conformément aux exigences de la loi et de la réglementation applicable. Il en est de même lorsque cela s’avère nécessaire pour se conformer à une injonction judiciaire, pour protéger et défendre les droits d’Officium™ ou pour faire respecter les conditions d'utilisation de son site internet et des outils technologiques utilisés par Officium™.

5.00 DONNÉES ÉCHANGÉES AUTOMATIQUEMENT

Lorsque le Client accède à ce site, son ordinateur et le serveur d’Officium™ échangent automatiquement des données. Cet échange est nécessaire pour que le serveur transmettre au Client un fichier compatible avec l’équipement informatique qu’il utilise. Les données échangées peuvent comprendre le type d'ordinateur du Client, la résolution de son écran, le navigateur Internet qu’il utilise, son système d'exploitation, le temps passé sur le site, les habitudes d'utilisation de celui-ci, le nom de domaine du site internet à partir duquel il a accédé au site d’Officium™ ainsi que son adresse IP.

Les données échangées automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas de connaître l’identité du Client et sont exclusivement recueillies en raison d’exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet.

Officium™ conserve ces données à des fins statistiques. Officium™ pourrait également les utiliser et les partager avec des tierces parties à quelque fin que ce soit et combiner celles-ci avec les Renseignements du Client. Le cas échéant, Officium™ traitera ces données comme des Renseignements tant qu’elles seront combinées.

6.00 UTILISATION DE TÉMOINS (COOKIES)

Des témoins, communément appelés « cookies » sont utilisés pour faciliter la navigation dans les pages de ce site. Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels au sujet du Client. Le Client peut à tout moment paramétrer son navigateur pour qu’il blogue les témoins. Toutefois, cette action risque de priver le Client de certaines fonctions offertes sur le site.

7.00 TRANSFERT DES RENSEIGNEMENTS À DES FOURNISSEURS SITUÉS À L’EXTÉRIEUR DU CANADA

Officium™ pourra être amené à faire appel à des Partenaires situés à l'extérieur du Canada pour livrer des services et/ou accomplir certaines tâches reliées à ceux-ci. Il est possible que certains Renseignements concernant le Client soient ainsi transférés dans un autre pays et qu'ils soient soumis aux lois de cette juridiction, donc accessibles aux autorités de cette juridiction. Officium™ s’assure toutefois de protéger les Renseignements qu’il a sous sa garde et s’assure, par voie contractuelle ou autres, que les Renseignements confiés à un Partenaire situé à l'extérieur du Canada soient protégés par des mesures offrant un degré comparable de protection.

8.00 SÉCURITÉS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS

Officium™ se conforme notamment à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec). Pour se faire, Officium™ a mis en place des mesures raisonnables de sécurité visant à (i) assurer la confidentialité et l’intégrité des Renseignements fournis par le Client dont il a la garde et le contrôle et (ii) se prémunir contre l'accès, l'utilisation, la modification et la divulgation non autorisés des Renseignements. Ainsi, Officium™ n’autorise l’accès aux Renseignements qu’à ces employés, sous-traitants ou Partenaires qui auront besoin de ces renseignements aux fins décrites dans la présente Politique.

Les serveurs et les données recueillies par Officium™ dont il a la garde et le contrôle sont hébergés en Amérique du Nord, telles données étant assujetties à la juridiction des lois et tribunaux locaux et fédéraux, donc accessibles aux autorités de cette juridiction, et lesdites données seront conservées conformément aux dispositions de la clause 10.00 de la présente Politique. Ces mesures de sécurité font l’objet de mises à jour et de vérifications régulières.

Nonobstant ce qui précède, Officium™ ne peut garantir la sécurité absolue des Renseignements du Client transmis par Internet, puisqu’aucun système ni réseau n’est à l’abri d’un problème informatique ou problème de toute autre nature. De la même manière, Officium™ ne peut garantir la sécurité absolue des Renseignements du Client confiés à un Partenaire situé à l’extérieur du Canada, les Renseignements ainsi transférés étant soumis aux lois de la juridiction concernée, donc accessibles aux autorités du pays concerné. De plus, les équipements informatiques et les logiciels utilisés par le Client peuvent avoir une incidence sur la sécurité des Renseignements, le Client devant faire preuve de vigilance à cet égard.

Officium™ ne déclare et ne garantit aucunement que les Renseignements du Client ne seront pas perdus, mal utilisés ou modifiés, et n'assume aucune responsabilité à l'égard des Renseignements transmis par le Client, ni à l'égard de l'utilisation ou de la mauvaise utilisation des Renseignements par le Client ou des tiers.

Le Client est également responsable du maintien de la confidentialité de son code d'utilisateur et de son mot de passe. Officium™ ne peut être tenu responsable d'un usage non autorisé de ceux-ci. Si le Client a des raisons de croire que la confidentialité de ces renseignements serait compromise, ce dernier doit communiquer immédiatement avec le service à la clientèle d’Officium™ au 1-855-605-8582 ou à l’adresse contact@officium.app, afin d'éviter une utilisation frauduleuse de ces renseignements.

9.00 ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS

Le site internet d’Officium™ comporte une fonctionnalité qui permet au Client d'accéder à un compte d’utilisateur. Le Client doit ouvrir une session dans son compte pour accéder à ses Renseignements, les modifier et/ou les supprimer. Il est de la responsabilité du Client de s’assurer que les Renseignements inscrits à son compte soient exacts et mis à jour.

Le Client aura en tout temps accès à son compte d’utilisateur. Les Renseignements y contenus ne pourront être consultés que par le Client lui-même, les employés, sous-traitants ou Partenaires d’Officium™ livrant des services utilisés par le Client et les personnes (professionnels ou autres) auxquelles le Client aura accordé des droits d’accès à son compte.

Le Client peut également demander à consulter ou faire corriger les Renseignements détenus par Officium™ le concernant, en transmettant un courriel à l’adresse contact@officium.app. Une réponse sera transmise au Client dans les trente (30) jours ou tout délai supérieur permis ou imposé par la loi. L'accès aux Renseignements du Client peut être limité ou lui être refusé, mais uniquement dans les cas où la loi le permet ou l'exige.

Si le Client désire procéder à la fermeture de son compte d’utilisateur, celui-ci devra communiquer avec le service à la clientèle d’Officium au 1-855-605-8582 ou à l’adresse contact@officium.app pour en faire la demande. Le compte du Client sera supprimé dans les trente (30) jours suivants la réception d’une demande à cet effet par Officium™ et les Renseignements, documents et autres informations y contenus ne seront plus accessibles et ne pourrons être récupérés passé ce délai.

Officium™ ne transmettra pas de courriels non sollicités au Client ni à sa clientèle et ne communiquera avec le Client qu’aux fins décrites dans la présente Politique. Si le Client désire se désabonner de la liste d’envoi (infolettre) d’Officium™, le Client pourra l’en aviser en communiquant avec le service à la clientèle d’Officium™ à l’adresse contact@officium.app.

10.00 DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

Les Renseignements fournis par le Client sont conservés pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins qu'une période de conservation plus longue ne soit nécessaire ou permise par la loi.

Le Client trouvera des informations additionnelles concernant les délais de conservation par Officium™ des Renseignements, informations et/ou documents recueillis auprès du Client ou auprès de tiers, le cas échéant, dans les conditions d’utilisation additionnelles associées aux services offerts par Officium™.

11.00 MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

Officium™ se réserve le droit de modifier, en tout temps et sans préavis, la présente Politique. La politique de confidentialité ainsi révisée sera affichée sur notre site internet et l’usage subséquent du site internet d’Officium™ par le Client à la suite de toute modification constituera son acceptation de ces modifications. Officium™ traitera les Renseignements conformément à son engagement à la confidentialité en vigueur au moment de la collecte de ces Renseignements.

Dernière mise à jour : 4 mars 2022